מי שהזמין פעם שיפוץ, לוגו או אתר מכיר את הפגישה הראשונה. אף בעל מקצוע רציני לא מתחיל לעבוד בה. הוא שואל: בשביל מי זה, מה התקציב, מה כבר ניסיתם ומה קרה אז. רק אחרי זה הוא ניגש לעבודה. מי שדילג על הפגישה הזאת קיבל בדיוק את מה שביקש, ובדיוק לא את מה שהוא רצה.
מול בינה מלאכותית אנחנו מתנהגים הפוך. פותחים חלון ריק, כותבים בקשה בשורה אחת ומחכים לתוצאה. וכשהיא יוצאת בינונית, מסיקים או חלילה מצהירים שהכלי לא מספיק חכם.
בשנה האחרונה שיניתי את סדר הפעולות. בין אם אתם חובבי טכנולוגיה שמגדירים לעצמכם מיומנויות מורכבות ובין אם אתם מנהלים שרוצים לייעל את שגרת העבודה, הרעיון גמיש ופשוט להתאמה אישית: עבודה נכונה אינה מתחילה בנתינת הנחיות חד-צדדיות, אלא בבניית פרוטוקול עבודה קצר ודינמי. אני כבר לא מתחיל משימה בבקשה ישירה, אלא בראיון מתאים לצרכים שלי.
הנה חמש שאלות ששוות את הזמן שלכם לפני שאתם מתחילים:
1. למה להתחיל בשאלות ולא בבקשה?
כי בקשה בשורה אחת מסתירה החלטות שלא קיבלתם: למי זה מיועד, באיזה טון, מה כבר נוסה ומה ייחשב בכלל תוצאה טובה. קחו בקשה שנשמעת ברורה לגמרי: "תכתוב לי מייל ללקוח על כך שהפרויקט מתעכב". היא לא אומרת אם הלקוח כבר יודע, אם זו הפעם הראשונה שהוא שומע עליו, אם אנחנו מציעים תאריך חדש או מבקשים פגישה ואם הקשר איתו קרוב או רשמי. כל אחת מההחלטות האלה משנה את המייל מקצה לקצה.
עובד אנושי היה משלים את החסר לבד, מתוך היכרות עם המקום ועם הלקוח. בינה מלאכותית ללא הקשר או חיבור מתאים למסד נתונים רלוונטי אינה מכירה אתכם, והיא תשלים את החסר לפי מה שסביר סטטיסטית, כלומר לפי הממוצע. הראיון הוא הדרך הזולה להוציא את ההחלטות האלה מהראש שלכם, לפני שמישהו אחר מחליט אותן במקומכם.
2. כמה שאלות, ומי שואל את מי?
עד שלוש בכל פעם, ולעתים אחת בלבד. כל תשובה משנה את השאלה הבאה, ולכן עשר שאלות שנשאלות במכה אחת מתיישנות עוד לפני שהספקתם לענות עליהן.
החלק שבאמת משנה את התמונה הוא מי שואל את מי.
לשיטה הנפוצה הזאת או וריאציות שלה כבר יש שם – "Grill Me", כלומר "תחקרו אותי": במקום שאני אתדרך את הכלי, הוא זה שמתשאל אותי. זה כלי שכל אחד יכול לאמץ ולהתאים לשגרת היומיום שלו, ממשפט אחד שכותבים בתחילת שיחה ועד הגדרה קבועה שנשמרת מראש למי שרוצה להעמיק. אני מבקש במפורש שיראיינו אותי ושיציגו לי אפשרויות לבחירה במקום שדה ריק. הסיבה מעשית לגמרי: ביום עמוס אין לי את הראש למלא טופס, ושלוש אפשרויות על המסך מקרבות אותי ל-90 אחוזים ממה שבאמת רציתי, בשבריר מהמאמץ.
בפועל זה נראה כך: במקום לפתוח בבקשה, אני משלב ביומיום משפט פשוט (או מפעיל מיומנות שסגננתי מראש): "לפני שאתה מתחיל, הפעל פרוטוקול Grill Me – שאל אותי עד שלוש שאלות שיעזרו לך לבצע את המשימה בצורה הטובה ביותר, והצע לי אפשרויות לבחור מהן". מכאן הראיון מתנהל מעצמו ואני רק בוחר. הגמישות הזו הופכת את השיטה לשימושית ונגישה לכולם: אתם לא צריכים לדעת מה חסר, אתם צריכים רק לענות.
3. איך יודעים שהריאיון נגמר?
יש לזה סימן פשוט ואני סומך עליו. כשאני מבקש עוד שאלות ומקבל חמש, ושתיים מהן כבר נענו קודם, זה הרגע. ברגע שהכלי מתחיל למחזר הנחיות שכבר נתתם לו – הראיון סיים את תפקידו. לא נשאר מידע חסר, ומכאן והלאה זו דריכה במקום. לעצור כאן זה לא קיצור דרך, זה בדיוק הסוף.
כחלק מהתאמת הפרוטוקול לזרימת העבודה שלכם, אפשר לבקש מהמודל להעריך בסיום השאלות כמה הקשר עוד חסר לו. זה לא מדד מדויק והוא לא באמת בודק את עצמו, אבל כשהוא אומר שחסר לו משהו הוא בדרך כלל צודק, וזה הסימן לעצור ולהשלים לפני שעוברים לביצוע.
4. מה עושים עם כל מה שנאסף?
מוציאים אותו החוצה, לקובץ. זו הנקודה שהכי הרבה אנשים מפספסים: הראיון מייצר נכס, ובסוף שיחה ארוכה הנכס הזה קבור בתוך עשרות הודעות. אני לוקח את מה שסוכם לשיחה חדשה ונקייה ומתחיל משם. השיחה הישנה נסגרת, ומה שהוחלט בה נשאר אצלי ולא אצלה.
לעובד בארגון זו הנקודה המעשית ביותר, והיא אינה דורשת שום אישור מלמעלה: אותן התשובות חוזרות כמעט בכל משימה מאותו סוג. מי קהל היעד, איך נשמע הטון שלנו, מה אסור לכתוב. ברגע שזה יושב בקובץ אחד, המשימה הבאה מתחילה מהמקום שבו הקודמת נגמרה, ולא מאפס.
5. כמה זה עולה בפועל?
הריאיון לוקח 2-5 דקות, ולרוב הדקות האלה חוסכות סבב עבודה שלם. ויש בשיטה הזאת דבר אחד שאני אוהב במיוחד, גם אם הוא נשמע קטן: היא מכריחה אותי לדעת מה אני רוצה. לא פעם הראיון עצמו הבהיר לי שהמשימה שהתכוונתי לתת לא מנוסחת טוב, והתיקון קרה לפני שהשקעתי בה שעה ולא אחריה.
הדקות שלפני הן החלק היחיד בתהליך שנמצא במאה אחוז בשליטתכם. כל מה שבא אחריהן כבר נגזר ממה שנאמר בהן, וזה נכון גם כשהתוצאה מצוינת. בפעם הבאה שאתם פותחים חלון ריק, אל תכתבו בו בקשה. אמצו את הקונספט של ״Grill Me״ בדרך שמתאימה לזרימת העבודה שלכם, ובקשו שיראיינו אתכם ויפעילו את הגריל.
נועם כהן הוא מייסד CritiqeIL, חברת ייעוץ והטמעת AI לארגונים בישראל.
