בכל חברה יש כלי אחד שכולם משתמשים בו ואיש אינו אחראי עליו. הוא עובד מצוין עד היום שבו הוא מקרטע. רק אז מתברר שאין למי לפנות, שאין תקציב להחלפה ושאיש אינו זוכר מי לימד את מי להפעיל אותו.
כך בדיוק נכנסת בינה מלאכותית לארגונים רבים: מלמטה, דרך העובד הסקרן שהתחיל להשתמש בה לבד – ולא מלמעלה, דרך מי שבאמת אחראי. בהתחלה זה עובד מעולה, עד הרגע שבו צריך להחליט משהו.
לכן לפני שקונים עוד כלי, כדאי לעצור ולשאול חמש שאלות. אף אחת מהן אינה טכנולוגית, כולן עוסקות בבעלות
1. מי מחליט מה מותר להכניס לכלים? זו ההחלטה הראשונה שמישהו חייב לקחת, כי בלעדיה כל עובד מחליט לבד. אחד מדביק מסמך של לקוח בעוד אחר נמנע מלהדביק אפילו טיוטה פנימית. איש אינו יודע מי מהם צודק ושניהם משוכנעים שהם נוהגים נכון. לפעמים שורה אחת שקובעת מה מותר, שווה יותר ממדיניות בת עשרים עמודים שאיש אינו קורא עד הסוף. חשוב רק שמישהו אכן יכתוב את השורה הזו – ולא יסתפק בהנחה שהיא ברורה מאליה.
2. מי מאשר תוצר שיוצא החוצה בשם הארגון? ברגע שטקסט יוצא ללקוח, האחריות עליו היא של הארגון ולא של הכלי. לכל סוג תוצר שיוצא החוצה – מיילים ללקוחות, פוסטים, הצעות מחיר – צריך שם אחד שאחראי עליו. לא בהכרח אותו אדם לכל הארגון, אבל בכל ערוץ מישהו ספציפי, לא ועדה ולא ״כולם ביחד״. חלוקה של האחריות בין כמה אנשים נראית בטוחה יותר, אבל בפועל היא מפזרת אותה עד שלא נשאר ממנה הרבה. מי שחותם על התוצר, קורא אותו אחרת.
3. מי מתקצב את זה? כשאין בעלים תקציבי, המנויים מתפזרים על כרטיסי אשראי אישיים של עובדים ואיש אינו רואה את התמונה המלאה. כתבתי כאן בעבר על בעל עסק קטן שגילה שהוא משלם אלפי שקלים בחודש על שנים עשר כלים שונים, שרובם כלל לא היו בשימוש. הפער הזה אינו נובע מבזבזנות. הוא נובע מכך שאיש לא ידע שהוא היה אמור לבקר את זה.
4. מי מלמד את הבא בתור? הידע הזה נבנה אצל אדם אחד ונשאר אצלו, כי הוא נבנה תוך כדי עבודה ולא בהדרכה מסודרת. בלי מנגנון שמעביר אותו הלאה, כל עובד חדש מתחיל מאפס. הארגון לומד את אותו השיעור שוב ושוב ומשלם עליו כל פעם מחדש. המנגנון הזה אינו חייב להיות מסובך: פגישה מסודרת שבה מישהו מראה לעובד החדש איך זה עובד בפועל, חוסכת לארגון את אותו כאב ראש בפעם הבאה.
5. מה קורה כשהאדם הזה עוזב? זו השאלה שהכי קל לשכוח מבין החמש, כי היא היחידה שאי אפשר לענות עליה בעזרת הכלי עצמו. אם התשובה היא שהכול נעצר, לא הטמעתם בינה מלאכותית בארגון. העסקתם אותה.
אחריות שאי אפשר לקנות
בינה מלאכותית בארגון היא תחום אחריות שמישהו צריך לקבל עליו בעלות, בדיוק כמו אבטחת מידע או משאבי אנוש.
מה שמפתיע בחמש השאלות האלה הוא כמה זול לענות עליהן: שם אחד, שורה אחת בכתב, בעלים לתקציב, פגישה קצרה עם העובד הבא. אף אחת מהן אינה פרויקט וכולן יחד שוות יותר מהכלי הבא שתקנו.
הכלי המשותף בארגון לא מקרטע כי הוא כלי לא מספיק טוב. הוא מקרטע כי לא היה לו בעלים – וזה הדבר היחיד ברשימה שאי אפשר לקנות.
נועם כהן הוא מייסד CritiqeIL, חברת ייעוץ והטמעת AI לארגונים בישראל.
