התפקידים הקיימים בתחום הפיננסים מגוון וניתן למצא ביניהם: חשב שכר, רואה חשבון, יועצי מס ומנהל חשבונות. מי שאינו מכיר את התחום בהחלט יכול להתבלבל בין הפונקציות השונות. במאמר הבא ננסה לעשות מעט סדר, על ידי מתן הסבר מקיף אודות תחום חשבות השכר.
מה ההבדל בין חשבות השכר להנהלת החשבונות?
חשבות השכר הינה פונקציה מרכזית וחשובה בכל חברה.
התפקיד מצריך ידע וניסיון מקצועי רב ורמת אחריות ומחויבות גבוהה מאוד. חשבות השכר עוסקת בכל הרבדים הקשורים לשכר העובדים, כגון דיני עבודה, מיסים וסוציאליות. תחום האחריות של חשבות השכר כולל: חישובי שכר והכנת תשלומי השכר, טיפול בתשלומים לעובדים, למוסדות ולקופות הסוציאליות. התפקיד מצריך יכולת גבוהה בניהול משימות רבות בו זמנית ויכולות קומוניקטיביות מעולות המאפשרות תקשורת יעילה ומקצועית מול עובדים במצבי לחץ שונים, ניהול וביצוע של משימות רבות בטווח זמן מוגבל.
תפקיד חשבות שכר דורש מהעוסקים במלאכה ידע בדיני עבודה, מיסוי, וזכויות פנסיוניות. בכל אלה, עליו להיות עם האצבע על הדופק בעדכונים של הפסיקה ושינויי המיסוי המתרחשים כחדשות לבקרים. הסיבה שיש להיות מעודכנים נעוצה בעובדה שכל שינוי עשוי להשפיע על רווחי החברה או על המוניטין שלה והשאיפה של חשב שכר הינה למזער חשיפה לתביעות עובדים עתידיות על ידי ביצוע עבודה מקצועית בשוטף.
לעומת חשבות השכר הנהלת חשבונות עוסקת בניהול החשבונות והכספים של החברה. מדובר בחשבונות המייצגים את הפעילות העסקית, לרבות ביצוע רישום ותיעוד מפורטים של כל הפעילות הכלכלית של החברה. ניהול החשבונות הפנימיים של כל עסק כוללים: תיעוד מדויק של הוצאות, ביצוע התאמות בין חשבונות הבנקים והרישומים המופיעים בהם, ביצוע דיווחים למוסדות, טיפול שוטף בחשבוניות, ביצוע העברות תשלומים לספקים, ביצוע רישום המלאי במידה וקיים, ביצוע ספירת המלאי בסוף שנת המס, גביית חובות מלקוחות ועוד.
מה עוד בתחום האחריות של חשב השכר?
במסגרת התפקיד ישנן פעולות נוספות המתבצעות ברמה תקופתית (חודש/ רבעון/שנה) כגון בקרת שכר. בדיקות שכר מעמיקות אלה כוללות אנליזה השוואתית או בדיקות הלימה לחוק הבוחנות היבטים שונים בתחום השכר .
תוצאת בקרת השכר שופכות אור על תקינות השכר המחושב בהשוואה להנחיות רגולטוריות שונות. בדיקות שכר נאותות חשובות לכל עסק מנת למנוע חשיפה משפטית עתידית ע״י ביצוע עבודה מקצועית.
הקמת מחלקות כספים כתוצאה ממיזוגים בין חברתיים ושינויים ארגוניים
חברות המתחילות "לגלגל" כספים ולהתפתח לשווקים בינלאומיים, לרוב נדרשות להקים מחלקת כספים פנימית לניהול מכלול הפעילות הכלכלית של העסק. בתהליך הקמת מחלקת הכספים מעורבים, על פי רוב, חשבי השכר, להם חלק נכבד מניהול מערכות חשבות השכר השונות ולטובים שבהם, ידע וניסיון בהטמעת מערכות שכר בישראל ובעולם. חשבות שכר מהווה נדבך מרכזי בכל מחלקת כספים בכל חברה, ארגון או עסק פרטי, שכן, עובדי החברה מהווים הוצאה הכי גדולה בהרבה ענפים במשק.
ניהול התנאים הנלווים של כל עובד ועובד בחברה
בשנים האחרונות, התרחבו מאוד ואף התרבו, הזכויות הסוציאליות העומדות לרשות כל עובד שכיר במדינת ישראל. למשל, ישנם עובדים המקבלים רכב מהחברה, חברות פותחות לעובדים קרנות השתלמות וקופות גמל, עובדים מחזיקים קו טלפון נייד על שם ובמימון החברה, הם זכאים לימי חופשה, ימי מחלה וכו'. כל זכות כזאת מייצרת עבודה למחלקת חשבות השכר. במקביל להתרחבות הזכויות של העובדים, התרחבה גם חובת הדיווח של החברות לרשויות המוסדיות השונות. כיום, כל חברה מדווחת על ביצוע תשלומי שכר שווים לעובדים ולעובדות, קיים ממשק דיווח קבוע לקופות השונות, דיווחי 100 חודשיים למוסד לביטוח לאומי ועוד.
אילו תכונות יעזרו לחשב השכר להיות מקצועי ויעיל בתפקידו?
התפקיד של חשב שכר דורש ראיה מרחבית ויכולת ירידה לפרטים הקטנים ביותר של שכר ברמת הפרט . חשבות השכר דורשת ,יכולת מעקב אחר שינויים בפסיקה ומיסוי , להם צריך לתת ביטוי בסופו של דבר בחישובי השכר. חשב השכר הוא האיש שנמצא הכי עמוק בתוך חייו של העובד בחברה, הוא מעורב בהכנת הסכם השכר של העובד וקליטתו בחברה, הוא אחראי על חישובים ותשלומי השכר שלו, עדכון ומעקב אחר הפרשות סוציאליות על פי דין תוך עבודה צמודה עם יועצים ומתפעלים פנסיוניים, וכמובן עריכת חישובי גמר חשבון בסיום ההעסקה. ובקיצור, לחשב השכר חלק נסתר מהעין, אך משמעותי ביותר, בחייו של כל עובד.
מהי חשיבותו של חשב השכר עבור המעסיק?
חשב השכר צריך לדעת, מעבר להוצאת תלושי שכר ודאגה לזכויות הפיננסיות של העובדים, מהן ההשלכות של כל הפעולות שהוא מבצע מבחינת נקודת המבט של המעסיק. עליו לדעת, האם ישנן פעולות המעמידות את החברה בסיכון כלשהו, האם ניתן לייצר חיסכון עבור המעסיק בהוצאות השכר של עובדים מסוימים, האם קיים בזבוז משאבים של החברה בהקשר של הוצאות השכר שהיא משלמת והבנה של כל החלטה, שמטרתה לתגמל עובד וכיצד היא משפיעה על המעסיק.
האם מחלקת הנהלת חשבונות יכולה לבצע את הפעולות אותן מבצעת מחלקת חשבות השכר?
לא. ישנם מנהלי חברות המתלבטים בשאלה, האם צריך לפצל בין מחלקת הנהלת החשבונות, לבין מחלקת חשבות השכר בחברה. ובכן, התשובה מתחלקת לשתיים, הדבר הטוב ביותר הוא לבצע הפרדה ולאפשר למחלקה ייעודית לטפל בצורה נפרדת ומקצועית בכל הקשור לשכר העובדים. אולם, במקרים בהם מספר העובדים בחברה אינו גדול ומרכיבי השכר אינם מסובכים, ניתן, בתנאים מסוימים, לבצע את העבודה באמצעות מנהלי החשבונות שלהם הסמכה נוספת של חשב שכר. הדבר תלוי בענף המקצועי בו פועלת החברה, האם חלים עליו צווי הרחבה או שאולי החברה חתומה על הסכם קיבוצי.
משתנים נוספים שיש לבדוק בטרם קבלת החלטה כיצד לנהל את שכרם של העובדים הנם: מהן מערכות חשבות השכר המתאימות ביותר לצרכי וממדי העסק , מהי הדרך היעילה והחסכונית לנהל את שכרם של העובדים מלוקיישנים שונים בעולם, מה סך הפעולות של מנהל החשבונות והאם בכלל יהיה לו זמן לעסוק בשכר העובדים וכן הלאה. ושוב נדגיש, הדבר הנכון ביותר, עבור כל חברה, הוא להעסיק חשב שכר ולהקים מחלקת חשבות שכר.
שורה תחתונה
למרות הדמיון בין מנהלי החשבונות לבין חשבי השכר, מדובר באנשים בעלי ידע שונה ובעיקר, הם מספקים מענה לפעולות פיננסיות שונות לחלוטין. ניתן לומר שחברות קטנות, בהן לא מועסקים עובדים רבים, מנהליהם מעדיפים לחסוך כסף ולבצע את כל נושא השכר במחלקת הנהלת החשבונות. אולם, אין הדבר אפשרי כשמדובר בחברות גדולות, בהן מועסקים מאות עובדים או לחילופין, חברה שאינה גדולה, המרחיבה את הפעילות העסקית שלה מחוץ לגבולות ישראל המצריכה ידע וניסיון בניהול שכר במדינות זרות. מומלץ ביותר לבצע הפרדה בין הנהלת החשבונות לבין חשבות השכר. בדרך זו, תתבצע העבודה בצורה המקצועית והיעילה ביותר.
חשבות שכר במיקור חוץ
בשנים האחרונות, חברות רבות, קבלו החלטה לבצע את חשבות השכר במיקור חוץ כלומר, על ידי משרד חשבי שכר חיצוני שאינו נמנה על עובדי החברה. החלטה זו מייצרת חשיבה כלכלית, המייצגת בעיקר את הארגון והרבה פחות את העובד מכיוון שלחשב השכר אין כל קשר רגשי עם מחלקת משאבי האנוש של החברה. כאשר חשבות השכר מנוהלת בתוך החברה, על ידי חשב שכר הנמנה על כלל עובדי החברה, הדבר משנה לחלוטין את נקודת המבט שלו והוא מתבונן על הדברים גם מנוקדת מבטו של העובד בחברה וזה לא תמיד לטובת הביצועים הפיננסיים של העסק. חברת sasco, הפועלת מהעיר אריאל במטרה לקדם את פיתוח ההתיישבות הישראלית, מספקת שירותי חשבות שכר כוללים, ברמת המקצועיות הגבוהה ביותר, המייצרת ייעול בשימוש המשאבים וחוסכת עלויות מעסיק רבות (סוציאליות, מתנות, פדיונות חופשה ועוד הוצאות הנלוות להחזקת עובדים בחברה) ללקוחותיה המקבלים שרותי חשבות שכר 360 מעלות.
