חתימה דיגיטלית

מה זה בכלל חתימה דיגיטלית?

חתימה דיגיטלית היא למעשה התחליף המודרני לחתימה פיזית על מסמכים, חוזים, חשבוניות ועוד. עושים שימוש בחתימה דיגיטלית כמעט בכל תחום, בכל ענף ולאינספור סוגים של מסמכים. לדוגמה: השליח שימסור לכם חבילה בדואר יחתים אתכם על מסמך דיגיטלי במכשיר שלו שקיבלתם את החבילה. הבנק שלכם יחתים אתכם על מסמך עם חתימה דיגיטלית כאשר תרצו לקבל הלוואה, העלאה במסגרת או שינוי נתונים הקשורים לחשבון. בעל החנות יחתים את הספקים בדרך זו וגם חברת הפרסום תשלח מסמכים לחתימה מסוג זה במייל או בוואטסאפ. במילים אחרות העתיד כבר כאן וחתימה פרונטלית כבר די פאסה. בין היתרונות המשמעותיים (עליהם נרחיב בהמשך הכתבה) הוא נושא האותנטיות והייחודיות של חתימה שכזו על המסמך שכן היא אינה ניתנת לזיוף או העברה. החל משנת 2004 החוק מאפשר להתייחס לחתימות מסוג זה כאל חתימות פיזיות.

יש להבדיל בין חתימה דיגיטלית לחתימה אלקטרונית:

קשה שלא להתבלבל בין שני המושגים הללו שנשמעים לאדם הממוצע אותו דבר בסך הכול. לאחר שתקראו שורות אלה תבינו יותר מהאדם הממוצע כי יש הבדל בין שתי סוגי החתימות הללו. חתימה דיגיטלית מוודאת שהמסמך אותנטי, חתום בצורה ייחודית והיא מחליפה את הצורך בחתימה פיזית בכתב יד. הוספה של חתימה דיגיטלית למסמן מסוים מקנים לו תוקף חוקי. המטרה של חתימה אלקטרונית לעומת זאת היא לאמת מסמך ולהבטיח את האותנטיות שלו. זה יכול להתבצע באמצעות סיסמה, סימן אלקטרוני כלשהו, סריקה של חתימה בכתב יד ועוד.

החיסכון המשמעותי בזמן לצד השיפור בנוחות וביעילות:

בין היתרונות המשמעותיים ביותר של חתימה דיגיטלית היא החיסכון בזמן כמובן. תארו לכם סניף בנק המעוניין להחתים לקוח על שינוי כלשהו בחשבון או על הלוואה. בעבר זה היה מצריך מאותו אדם להגיע פיזית אל הבנק. כלומר בזבוז זמן של אותו אדם, של העובד שצריך לתת לו שירות, זמן ההתארגנות של הלקוח, זמן וכסף לנסיעות ועוד. כיום באמצעות לחיצת כפתור הוא מקבל את המסמך בSMS לנייד או למייל, לוחץ על הקישור, פותח את המסמך, קורא את המידע וחותם. לאחר החתימה המסמך מתקבל בחזרה אל הגוף המנפיק את החתימה וזה הכול. ההליך הסתיים בתוך דקות ספורות (לעתים כמה שניות אם אותו אדם לא עובר על המידע במסמך) וזה הכול. אין צורך לבזבז זמן רב בהתארגנות, נסיעות, המתנה בתור בבנק, מעבר על בלוקים של מסמכים עם רעש ברקע ופקיד שנראה לחוץ לעבור לטיפול בלקוח הבא וכו'. זוהי רק דוגמה אחת כמובן. העבודה בכל עסק ובכל ארגון יכולה להיות הרבה יותר פשוטה בעת השימוש בחתימה דיגיטלית על חוזים, הסכמים, הצעות מחיר, חשבוניות, הזמנות ועוד.

יתרונות נוספים של חתימה דיגיטלית מלבד החיסכון בזמן:

• בעלת תוקף משפטי מחייב – יתרון חשוב של החתימה הדיגיטלית היא שהינה מוכרת בישראל כחתימה עם תוקף משפטי. כלומר כזו שמוודאת את האותנטיות של המסמך.
• חיסכון במשאבים – נייר, דיו, קלסרים לתיוק, שטחי אחסון, מחסנים לארכיונים ועוד.
• קל ונוח יותר ללקוחות – שיפור שביעות הרצון בשיפור הנוחות, היעילות והזמן שאתם מספקים ללקוחות שלכם.
• ניתן לשתף את הקישור למסמכים לחתימה במגוון דרכים: SMS, וואטסאפ, מייל ואפילו באופן פרונטלי.
• ניתן לצרף את החתימה ולהוריד את המסמכים במגוון פורמטים, לרבות וורד וPDF.

למי כדאי להשתמש בחתימה הדיגיטלית?

השימוש בחתימה דיגיטלית פופולרי וחשוב לכל עסק ולכל ארגון. גם לעצמאיים הפועלים לבד בעסק שלהם ורוצים לחסוך זמן, לשפר ולייעל את השירות שלהם וליהנות מהיתרונות הרבים של הכלי הנהדר הזה כדאי יהיה להם לעשות בו שימוש. בין אם מדובר בסניף בנק, סניף דואר, חברת ביטוח, חברת פרסום, בעל חנות או אינסטלטור המספק עבודה בשטח – חתימה דיגיטלית תספק לכם יתרונות רבים של חיסכון בזמן, שיפור יעילות השירות, שיפור שביעות רצון הלקוחות ועוד.

שלחו מסמכים לחתימה דיגיטלית עם מערכת סקאלה:

מערכת סקאלה הינה מערכת CRM מתקדמת ואיכותית שכבר שנים מספקת מעטפת מלאה לעסקים בכל סדר גודל עם עשרות פיצ'רים מדליקים וכלים טכנולוגיים מתקדמים לחיסכון בזמן, שיפור יעילות העבודה והעובדים בארגון, שיפור שירות הלקוחות ועוד. אלה תורמים לצמיחת העסק וחתימה דיגיטלית היא ללא ספק אחד הפיצ'רים הפופולריים ביותר במערכת המאפשרת לבעל העסק לעבוד ולהתנהל בצורה יעילה יותר עם ספקים, לקוחות, עובדים ועוד. לפרטים נוספים צרו עמנו קשר באתר או בטלפון ונציגנו המקצועיים ישמחו ללוות אתכם בהליך ההטמעה של המערכת בארגון שלכם.