לעבוד בצורה נכונה
בעסקים רבים בישראל הפעילות השוטפת מאופיינת בתגובות מהירות להתרחשויות, לא פעם בלי אסטרטגיה מובנית והליכים סדורים. לעומת זאת, תהליך הייעוץ העסקי מהווה דוגמא להתנהלות נכונה ומאורגנת. הוא אינו מבוסס על כך שהיועץ העסקי הינו "יודע-כל", מגיע מבחוץ ומתחיל להנחית פקודות מלמעלה שאותן חייבים למלא. הוא גם אינו מבוסס על תחושות הבטן או ניחושים מושכלים של היועץ העסקי, אלא על בדיקות יסודיות וניתוחים של נתונים מדויקים. זוהי עבודה מקצועית שמטרתה היא להביא לשיפור בפעילות ובתוצאות של העסק בהיבטים השונים, תוך התוויית הצעדים שיובילו להשגת יעדים מוגדרים. לכן, יש לקיים תהליך מסודר וברור עם סדר עבודה מוקפד.
מהו השלב הראשון בתהליך של ייעוץ עסקי
ראשית, כפי שנאמר לעיל, תהליך ייעוץ עסקי עשוי להשתנות במאפייניו ובאורכו בין עסקים. יש הבדל למשל בין יזם המעוניין להקים עסק חדש ובין בעל עסק ותיק שנקלע לקשיים ואף למשבר, בעל עסק המעוניין לגייס משקיע או למכור זיכיון, וכן הלאה. התהליך עשוי להתפרש על פני תקופה יחסית ארוכה, עם ליווי לזמן ממושך של היועץ העסקי ביישום התוכנית העסקית, ומאידך להיות בן מספר פגישות. בכל מקרה, התוצאות הינן משמעותית וניכרות תוך פרק זמן קצר.
ולאחר שאמרנו זאת, השלב הראשון שתמיד חוזר בסדר העבודה של ייעוץ עסקי, הינו בדיקת עומק. במידה ומדובר ביזם המעוניין להקים עסק חדש, הרי שאין עסק פעיל שניתן לבדוק אותו, ולמעשה השאלה הראשונה שמצריכה מענה הינה האם ישנה כדאיות כלכלית למיזם. לשם כך, היועץ העסקי מבצע בדיקה יסודית של הקונספט המתוכנן על השירותים והמוצרים, מצב השוק והמתחרים, שולי הרווח המקובלים בענף, העלויות הצפויות להקמה ובתקופת ההרצה, אסטרטגיות שיווק בתחום, ולמעשה כל היבט הקשור בפעילות הצפויה.
בהתאם לכך מבצע היועץ הערכה של הכדאיות הכלכלית של המיזם. ייתכן למשל שיתגלה שאכן מדובר במיזם העשוי להגיע לנקודת איזון בפרק זמן המניח את דעתו של היזם, וצפוי להביא לרווחיות טובה, כך שיש בהחלט הצדקה ללכת עליו. מאידך, ייתכן שיתגלה שעל מנת להגיע ליעדים אלו יש לבצע שינויים מסוימים בקונספט, והיועץ העסקי יפרט מה ניתן לעשות. קיימת גם אפשרות שבדיקת ההיתכנות הכלכלית תגלה שאיך שלא הופכים את זה, למעשה אין הצדקה כלכלית להקמת המיזם, ועדיף להיפרד לשלום מהחלום ולהימנע מהרפתקה שעלולה להוביל למפח נפש ולתסבוכת פיננסית.
זהו השלב הראשון בסדר העבודה של ייעוץ עסקי לעסק חדש. לאחר מכן, בהנחה שממשיכים עם המיזם, הנתונים שהתקבלו ישמשו לבניית תוכנית עסקית מפורטת , ועל כך יורחב בהמשך.
השלב הראשון בייעוץ עסקי לעסק קיים
בדומה לעסק חדש, גם כאן סדר העבודה הנכון מתחיל בבדיקת עומק של העסק על כל רבדיו. בין היתר, היועץ העסקי בוחן את רווחיות השירותים והמוצרים, את דוחות רואה החשבון, את ההתקשרויות עם ספקים, את המשרות והתפקידים בעסק, את ההתנהלות השוטפת, את מערך השיווק והמכירות וכיוצא בזאת. בתוך כך, מושם דגש מיוחד על הפן הפיננסי, כאשר במידת הצורך היועץ העסקי מוציא דוחות עסקיים מיוחדים משלו, המסייעים לבעל העסק להבין היטב את המצב הכלכלי ולקבל החלטות נכונות. במידה והיועץ העסקי יבחין כי ההתנהלות הפיננסית אינה מקצועית ומסודרת, יינתנו כלים והדרכות לשמירה על התנהלות נכונה ומוקפדת לאורך זמן.
ככל שהבדיקה מתקדמת כך יכול היועץ העסקי לספק תמונה רחבה, מקצועית ואובייקטיבית של הנעשה בעסק מבחינת נכסים והזדמנויות, בעיות ונקודות תורפה, תמונה שהינה לא פעם חדשה עבור בעל העסק. בתוך כך, ניתנות תובנות והמלצות ראשוניות לשיפור הבעיות שהתגלו ולחיזוק נקודות הכוח והיתרונות.
השלב השני בסדר העבודה – בניית תוכנית עסקית
כאמור, הנתונים שנאספים במהלך הבדיקות, וכן ההמלצות והתובנות, אינם נותרים ללא שימוש אלא נכנסים אל תוך תוכנית עסקית מסודרת ומפורטת עם יעדים מוגדרים. זהו השלב השני בתהליך העבודה הנכון של ייעוץ עסקי. במידה ומדובר בעסק חדש, התוכנית העסקית עוסקת בין היתר בתמחור השירותים והמוצרים, שלוקח בחשבון את תמחור המתחרים, עלויות ייצור ותפעול, היבטים ייחודיים של העסק ומוצרים, מיתוג העסק וכדומה. כמו כן, התוכנית מפרטת את ההתארגנות מבחינת מקורות המימון וכיצד משיגים אותם בתנאים הנוחים ביותר, את נושא גיוס כוח האדם, סדר הגודל של התקציב, אפיקי השיווק השונים, המיקום הגיאוגרפי וכיוצא בזאת. התוכנית העסקית תפרט עוד מגוון רחב של היבטים בפעילות הצפויה, ותהווה תוכנית עבודה שתלווה את היזם בתקופת ההקמה וההרצה, וכמו כן תשמש לצורך פנייה אל מקורות מימון כמו הבנק או קרן להלוואות בערבות מדינה.
במידה ומדובר בעסק קיים, מדובר בשלב דומה מאוד. שוב, אוספים את כל הנתונים מהבדיקה המקדימה ומוזגים אותם לתוך תוכנית עסקית, המהווה תחזית מפורטת של ההוצאות וההכנסות הצפויות מדי חודש לשנה או השנתיים הקרובות. התוכנית מגדירה באופן מדויק את יעדי העסק לתקופה זו, ומתווה את הצעדים להשגתם. בתוך כך, היא מביאה פתרונות לבעיות שנתגלו בשלב הבדיקה, כגון ביצוע תמחור מחודש למוצרים ושירותים לא מספיק רווחיים, שינויים בהתקשרויות עם ספקים, העברת פעילויות למיקור חוץ, גיוס כוח אדם נוסף או צמצום משרות בעסק, שינויים באפיקי השיווק והפרסום, ועוד. מכאן והלאה, התוכנית העסקת תלווה את בעל העסק לשנה או שנתיים, ובעזרתה הוא ידע בכל עת היכן הוא עומד, לאן הוא מכוון וכיצד להגיע לשם.
שלבים נוספים בתהליך ייעוץ עסקי
ירון לוי, בעלים של חברת "לוי ייעוץ עסקי וכלכלי" אומר כי שלב הבדיקה המקדימה ושלב התוכנית העסקית, הם שני השלבים המרכזיים בתהליך הייעוץ העסקי. עם זאת, קיימים עוד מספר שלבים העשויים להופיע בתהליך. כך למשל, במידה והיועץ העסקי מתרשם כי מערך השיווק והמכירות בעסק זקוק לשיפור ודיוק, הרי שמעבר להמלצות יתווספו בחינה מעמיקה ושינויים במערך. הדבר יכול להתבטא בין היתר בבחירת אפיקי שיווק ופרסום נכונים ואפקטיביים יותר במדיה הדיגיטלית, ביצירת שיתופי פעולה עסקיים חדשים וכדומה, כאשר היועץ העסקי מלווה את בעל העסק בהתגברות על חסמים, מפנה לאנשי מקצוע בעלי יכולות מוכחות, וכדומה.
בנוסף, במידה והיועץ העסקי מתרשם כי ישנן נקודות תורפה בהתנהלות השוטפת, יתווספו להמלצות בדיקה מעמיקה ושינויים מתבקשים. מדובר בשינויים שמטרתם לבטל בזבוז שעות עבודה, לבטל בלגן בחלוקת התפקידים, לשפר את השירות הניתן ללקוחות, להגביר את המוטיבציה של העובדים, לשפר את המורל הכללי בעסק, ולחזק את כישורי הניהול של בעל העסק עצמו. לשם כך, ייעזר היועץ העסקי בארגז כלים ניהולי עשיר העומד לרשותו, שמקורו הן בניסיונו כיועץ עסקי והן כמנהל עסקים בשטח.
מעבר לכך, כפי שנאמר לעיל, יכולים להיות שלבים נוספים בתהליך ייעוץ עסקי בהתאם לרצונות וצרכי הלקוח. למשל, המשך ליווי של היועץ העסקי התומך ביישום התוכנית העסקית, בניטור הביצועים בפועל, בביצוע שינויים נדרשים בתוכנית העסקית לאורך זמן, בקבלת החלטות משמעותיות, ועוד.
