הפקת אירועי חברה: איך עושים את זה נכון?

כל אירוע שחברה מפיקה עבור עובדיה חייב להיות יחיד ומיוחד. בכל אירוע חברה שכזה יש השקעה עצומה בתכנון על מנת לייצר אירוע מושלם ורגעים בלתי נשכחים. כדי להשיג את אפקט ה-WOW יש לעבוד כבר מהשלבים הראשונים בצורה מקצועית ולעשות את הבחירות הנכונות.

הגיע הזמן שלכם להפיק אירוע חברה? לשם כך נפגשנו עם חני, הבעלים של חברת ההפקות "פרוצ'י הפקות", וריכזנו את הטיפים החשובים ביותר או כמו שחני אומרת "הדברים הקטנים שיעשו את ההבדל הגדול באירוע הבא שלכם".

 

מתחילים מהגדרת מטרת האירוע

כאשר מדובר באירוע חברה, לזמן יש משמעות ואין שום סיבה להתמהמה עם ההכנות והתכנון. אירוע חברה גדול של כמה אלפי משתתפים דורש התארגנות של ארבעה עד חמישה חודשים ואירוע קטן, עד כמה מאות משתתפים, כחודשיים.

בשלב הראשוני של התכנון יש לחשוב על מטרת האירוע, האופי שלו ואפילו לחשוב כיצד יגיעו המוזמנים. המטרה יכולה להיות מסיבה ייחודית לכבוד החג, השקה של שירות או מוצר, אירוע גיבוש ענק ועוד. אופי האירוע יושפע מהמטרה ובהתאם ייקבע היכן יתקיים, באילו שעות ומה יהיה הנושא המרכזי שלו.

התנהלות נכונה מול הספקים

לספקים יש חלק מרכזי וחשוב בהצלחת האירוע. בבחירת ספקי תוכן, אוכל ועוד יש לבדוק קודם כל את הניסיון הקודם שלהם עם אירועים מסוג זה. אין להסתפק רק בתמונות או התרשמות כללית ומומלץ לוודא אל מול ממליצים מאירועים קודמים.

בבחירת הספקים יש לבחון מה הספקים מציעים מבחינת השירות, לקרוא היטב את החוזה בין הצדדים ולוודא כי הם מחזיקים בביטוח המתאים לפעילות. כחברת הפקות, אנחנו מוודאים מול כל ספק את כל הפרטים הללו ובודקים כי הוא יכול לבצע את הנדרש באירוע על הצד הטוב ביותר.

יצירת האווירה המושלמת

יצירת אווירה לאירוע מתחילה עוד לפני שהמוזמנים מגיעים. כל החלטה שמתקבלת כבר משלב התכנון משפיעה על האירוע. בחירה נכונה של המקום, של המוזיקה, של התפריט שיוגש (והאופן בו האוכל יוגש), משמעותית. כל הפרטים הקטנים צריכים "לעבוד יחד" ולהתאים זה לזה.

לדוגמה, באירוע עם אווירה קלילה יתאים בופה עם מנות קטנות יפיפיות. באירוע יכולה להשתלב מוזיקה חיה בכניסה או כמופע מרכזי. באירוע עם אווירה עסקית יש לחשוב על המיתוג, על הפרטים הקטנים ביותר שייצגו את החברה. כמובן, אווירה טובה נוצרת גם בזכות אטרקציות ותוכן שמשתלב ומתאים לקונספט ומטרת לאירוע.

החשיבות בבחירת האטרקציות הנכונות

בכל אירוע צריך להיות חלק מרכזי שסביבו כל המשתתפים מתאגדים. חלק זה יכול להיות נאום, סרטון חברה, חשיפת מוצר, מופע מרכזי של אמן מוכר ועוד. לצד זאת, ישנן גם אטרקציות שמלוות את האירוע לכל אורכו ואלו יכולות לעשות את ההבדל ולהפוך את האירוע לבלתי נשכח!

ישנם אינסוף אטרקציות ואפשרויות החל מתא צילום סלפי, צמידים זוהרים, אזור משחקים ועד שימוש בתחפושות, השמיים הם הגבול. כדי לבדל את האירוע כדאי לחפש אחר פעילויות שיתאימו לאופי של החברה, לסגנון האירוע וכאלה שיפתיעו את העובדים. ועוד פרט קטן מוסיפה לנו חני ואומרת "תמיד תזכרו להפתיע את העובדים, בנוסף לאטרקציות במהלך האירוע כדאי לחשוב גם על מתנה קטנה או מזכרת שהמשתתפים יוכלו לקחת איתם הביתה, אמנם זה משהו קטן אבל בהחלט מחמם את הלב".

מתן תשומת לב רבה לרגעי ההתכנסות

לכל אירוע צריך להיות רגע שכולם נאספים בו למקום אחד. רגע זה צריך להיות מיוחד, שונה וכזה שהמשתתפים יזכרו הרבה אחרי שהאירוע יסתיים. אם מדובר בנאום, כדאי לתבל אותו בהומור או בכל רגש אחר. חשוב לכתוב אותו מראש ואפילו להתייעץ עם מומחים בכתיבת נאומים כך שהקהל השותף ירגיש שחשבו עליו כשהוא נכתב.

בנוסף, מומלץ לשקול שהקריאה להתכנסות כמו גם ההתכנסות עצמה תהיה מלווה באפקטים שונים שיובילו את המשתתפים למרכז האירוע. בין היתר אפשר להשתמש במוזיקה חיה, קליפ וידאו ועוד שלל רעיונות מקוריים שיהפכו את הרגע למיוחד.

תיעוד האירוע לאורך כל הדרך

תיעוד האירוע משיג שתי מטרות: המשתתפים מרגישים חלק בלתי נפרד ממנו והתיעוד נשאר לאורך שנים כך שהחברה יכולה להמשיך להשתמש בצילומים לצרכים שונים בעתיד. כמובן שאפשר להביא צלם לאירוע, אך רצוי לשלב גם את המשתתפים, מרגע ההזמנה ועד לסיום האירוע.

מומלץ ליצור אירוע ברשת החברתית, להזמין את המשתתפים, ליצור אזור צילום עצמי ולהוסיף האשטאג. בצורה זו גם המשתתפים עצמם יוכלו לקחת חלק מהתיעוד ולהרגיש שיש להם חלק פעיל באירוע. זו יכולה להיראות נקודה קטנה והיא באמת לא דורשת מאמץ רב, אך יש לחשוב עליה מראש.

ניהול הפרטים הקטנים יוצר אירוע גדול

ניהול מקצועי לאורך כל הדרך מבטיח שהאירוע יהיה בדיוק כמו התכנון. מה שנאמר כאן הוא רק טעימה מכלל הפעילויות וההכנות הנדרשות להפקת אירוע חברה, לשם כך רבות החברות שנעזרות בחברות הפקת אירועים לצורך הפקת אירוע וזאת בשל הניסיון העצום שיש להם בתחום.

"אין יותר כיף מלחבר מחדש את עולם התרבות והאירועים עם עולם העבודה וזאת צריך לזכור אחרי תקופת קורונה שהשפיע על כולנו. תנו לנו לייצר לכם אירוע מנצח ובלתי נשכח! ואתם, תתמקדו הפעם בלהנות מהאירוע" מסיימת חני במשפט אחרון.