עסקים רבים, מפעלים יצרניים ובכלל ארגונים בגדלים שונים, מעסיקים מספר רב של עובדים. על מנת לעקוב אחר נתוני הכניסה והעזיבה שלהם וחישוב שעות עבודתם מותקן שעון נוכחות לעובדים. כל מי שנכנס לעבודה או יוצא ממנה בין אם באמצע היום או בסיום יום העבודה, חייב להחתים את כרטיסו או להעבירו בשעון הנוכחות.
לכאורה זה נראה שהשעון משמש כ"אח הגדול" שעינו פקוחה כל העת, אך למען האמת יש לשעון גם שימוש לטובת העובד, על פי הנתונים בו מחשבים את הזכויות הנובעות מנוכחותם ורישום בזמן אמת חוסך טעויות של המעסיק.
שעוני נוכחות לעיתים משמשים גם למעקב ואף כהרשאה בכניסה לחדרים ספציפיים במסגרת יום העבודה, בין אם לחדר האוכל או לחדרים ומתקנים מאובטחים. במטרה לראות מי נכנס, מתי ולאיזה פרק זמן.
בשוק שעוני הנוכחות ניתן למצוא כמה מודולים פעילים, יש את השעון המכני, שעדיין לא עבר כולו מן העולם. מדובר על כרטיס אולד פאשן אישי שבו הנתונים מוטבעים בלחיצה, מה שהעניק לשעון נוכחות את שמו "punch clock". החיסרון של השעון הזה הוא בצורך בהקלדה ידנית של הנתונים למחשב לשם עיבודם.
קיים גם שעון נוכחות מגנטי, בעל הכרטיס מחליק את כרטיס הפלסטיק דמוי כרטיס אשראי, הפס המגנטי קולט את הנתונים ומעבירם ישירות למחשב. המודול המתקדם יותר הוא כרטיס בטכנולוגיית RFID תיוג אלקטרוני באמצעות גלי רדיו, כאן אין צורך להעביר דרך הפס המגנטי אלא רק להעביר בקרבת השעון והנתונים שעל הכרטיס נקלטים במערכת.
השעון המתקדם ביותר הוא שעון נוכחות עובדים ביומטרי, זיהוי העובד בעזרת מידע ביומטרי אישי. כאן יש זיהוי ודאי ואמין של העובד ולא ניתן להשתמש בכרטיס שלו או להעבירו למישהו אחר. זיהוי ביומטרי כולל אפשרות זיהוי באמצעות טביעת אצבע, כף יד, זיהוי פנים, זיהוי רשתית או קרנית העין ועוד. מה שהיה בגדר מדע בדיוני קורם עור וגידים בצורה מהירה ויום יומית והופך לחלק בלתי נפרד מעולם האבטחה והמעקב הארגוני.
מערכות השעון המודרניות כוללות לא רק את שעון הנוכחות אלא גם אפליקציית מעקב ותוכנה לעיבוד נתונים. המערכות החכמות לא רק עוקבות אחר הגעה ועזיבה של עובדים, הן דוגמות את הנוכחות בזמן אמת ומציגות למנהל או להנהלה את מצבת העובדים בפועל בכל רגע נתון. כמו כן, ניתן לשחזר מיקומים ונוכחות היסטוריים, להגדיר אזורים שהם אמורים להיות העובדים ואזורים שאין להם אישור כניסה וכד'
שימוש בשעון נוכחות לעובדים מסייע לעסק לעבוד בצורה יעילה וחכמה ובאופן כזה לחסוך הרבה מאוד משאבי זמן וכסף. השעון מעניק מידע מדויק על זמני הגעה, נוכחות ושעות נוספות מה שמשמש לחישוב מדויק של התנאים וההטבות שעליו לקבל במשכורת. סנכרון עם מערכות הנוספות בארגון מעניק להנהלה, למשאבי אנוש ולהנהלת חשבונות את המידע המעודכן ביותר לקבלת החלטות וחישובי משכורות.
