שיתפתם פעם קובץ בגוגל דרייב וגיליתם שכל אחד יכול לצפות בו? גוגל מעצבת את המערכות שלה כדי להקל על שיתוף פעולה, אך המשמעות היא שהגדרות ברירת המחדל שלה הן לעיתים קרובות מתירניות מדי. טעות קטנה אחת בהעתקת קישור עלולה לחשוף מסמכים רגישים לעיני כל העולם, אך בעזרת כמה שינויים פשוטים תוכלו להחזיר לעצמכם את השליטה על הפרטיות שלכם.
איך לנעול את השיתוף בקלות?
הצעד החשוב ביותר הוא לוודא שברירת המחדל של השיתוף מוגדרת כ"חסום" (Restricted) ולא כ"כל מי שקיבל את הקישור". הגדרה זו מבטיחה שהגישה תינתן רק לחשבונות ספציפיים שהזמנתם באופן מפורש. בנוסף, מומלץ להוריד את תפקיד ברירת המחדל של השותפים מ"עורך" ל"צופה" או "מגיב", כדי למנוע מהם לשנות את המסמך או להעביר אותו הלאה ללא אישורכם.
כדי להדק את האבטחה עוד יותר, כדאי לבטל את האפשרות של עורכים לשנות הרשאות גישה, וכן לחסום את האפשרות של צופים ומגיבים להוריד, להדפיס או להעתיק את הקובץ. למרות שזה לא פתרון חסין לחלוטין מפני צילומי מסך, זה מייצר מכשול משמעותי שימנע הפצה לא רצויה של המידע שלכם.
הגבלת זמן והצפנה חכמה
כלי שימושי נוסף, הזמין בעיקר במסלולים בתשלום, הוא הגדרת תאריך תפוגה אוטומטי לגישה של משתמשים ספציפיים. הגדרה זו מונעת מצב שבו שותפים לשעבר שומרים על גישה לקבצים שלכם לנצח. עם זאת, זכרו כי הגבלת הזמן לא תעבוד על קישורים פתוחים לכלל המשתמשים, או אם למשתמש יש גישה לתיקיית האב המשותפת.
אבטחת גוגל דרייב אינה דורשת זמן רב, ועשר דקות של הגדרה נכונה יצמצמו משמעותית את הסיכון לדליפת מידע. ללא קשר להגדרות שבחרתם, מומלץ תמיד להצפין קבצים רגישים במיוחד לפני העלאתם לענן, ולבצע בדיקת הרשאות קפדנית לכל קובץ לפני שאתם לוחצים על כפתור השליחה.
